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Réglement intérieur de la Confédération des Jeunes Chercheurs

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Réglement intérieur adopté à l'unanimité le 31 janvier 2010

Première partie : Organisation

Article 1 : Rôle du bureau

Le bureau de la CJC n'a pas de pouvoir de décision : il exécute les décisions prises par l'assemblée générale (AG) et le conseil d'administration (CA). En revanche, le bureau a le droit et le devoir de faire appliquer ce qui découle de ces décisions et des textes en vigueur (statuts, règlement intérieur et charte des outils informatiques).

Cet article définit les responsabilités précises des tâches essentielles à la vie de la confédération. Pour d’autres types de tâches, le cas échéant, des chargés de mission peuvent être désignés parmi les actifs de la confédération. Les membres du bureau peuvent déléguer par écrit une ou plusieurs tâche(s), de façon ponctuelle ou pour la durée de leur mandat, en informant la coordination de l'identité de la personne et de la tâche concernées. Les membres du bureau gardent cependant l'entière responsabilité de la bonne exécution des tâches qui leur sont dévolues.

Tout membre du bureau qui ne peut être présent lors d’une réunion nationale statutaire doit se faire représenter par un autre membre du bureau.

A - Rôle du président

  • Il représente la confédération dans les actes de la vie civile et possède la signature sur les comptes de la confédération. Il présente le rapport moral de la confédération lors de l’assemblée générale annuelle.
  • Il convoque les CA et les AG et en fixe l'ordre du jour, en accord avec la coordination.
  • Il est responsable, en dernier ressort, du choix du président de séance.

B - Rôle du trésorier

  • Le trésorier est chargé de la gestion financière de la confédération. Il est seul, avec le président, à posséder la signature sur les comptes de la confédération. Il tient à jour une comptabilité précise des recettes et des dépenses.
  • Il rend compte de sa gestion lors de l'assemblée générale annuelle.
  • En plus d'être responsable des comptes de la confédération, il est responsable du calcul des péréquations chaque fois que nécessaire.
  • Il est chargé de la mise en place et de l'entretien d'un système d'archivage des documents juridiques adressés à ou émis par la confédération.

C - Rôle du secrétaire

  • Il est chargé de la rédaction des procès-verbaux des réunions de bureau, CA et AG et de les adresser aux membres de la confédération et aux actifs.
  • Pour l'assister dans cette tâche, la coordination désigne deux « secrétaires de séance » à chaque réunion statutaire.
  • Il est chargé d'informer la préfecture des modifications portant sur les statuts, la composition du bureau, le siège de l'association et des tâches qui en découlent.

Article 2 : Rôle de la coordination

Afin de permettre un bon fonctionnement de la confédération, une coordination, composée de trois personnes au minimum, est désignée au cours d’une réunion nationale statutaire. Son rôle consiste à assurer le lien entre les associations adhérentes et la structure nationale de la confédération (bureau, porte-parole…) et à coordonner les actions au niveau national. Elle doit en particulier :

  • coordonner les actions de la confédération en fonction des orientations votées par le conseil d'administration et les assemblées générales ;
  • définir et répartir les tâches au niveau de la structure nationale (communication interne et externe, mise à jour du serveur internet, contacts extérieurs, organisation des débats internes à la confédération, modération des listes de discussion électroniques, préparation des CA et des AG…) ;
  • s'assurer de la bonne exécution de ces tâches ;
  • maintenir la liste des membres de la confédération, leurs coordonnées et leur qualité de membre ;
  • veiller à la bonne circulation des informations entre les différentes associations d'une part, entre
  • les associations et la structure nationale d'autre part ;
  • organiser une consultation des membres actifs de la confédération chaque fois que celle ci doit prendre une décision ou élaborer une position.
  • organiser les votes, vérifier le quorum et récapituler et archiver les résultats des votes.

Si la coordination se révèle être dans l'incapacité d'exécuter l'une ou plusieurs de ces tâches, et tout particulièrement celles qui concernent la gestion des contacts extérieurs, elle doit en informer dans les plus brefs délais le bureau et notamment le président qui devra prendre les dispositions nécessaires.

Article 3 : Porte-paroles

Les membres du bureau et de la coordination peuvent être automatiquement porte-parole de la confédération. D'autres porte-paroles peuvent être élus jusqu'à la prochaine réunion nationale statutaire par le conseil d'administration. En cas de nécessité quelconque, un autre membre de la confédération peut être désigné ponctuellement par la coordination.

Deuxième partie : Fonctionnement démocratique

Article 4 : Procédures et motions

Certains détails précis du fonctionnement interne de la confédération sont sensibles et sont, à ce titre, réglés par des procédures écrites. Celles-ci sont validées au cours d’une réunion nationale statutaire. Ces procédures sont répertoriées par la coordination dans les outils informatiques de la CJC et sont accessibles en consultation à tous les actifs.

Les orientations générales de la confédération sont fixées par des motions prises au cours des réunions nationales statutaires. Ces motions sont archivées par la coordination dans les outils informatiques de la CJC et sont accessibles en consultation à tous les actifs.

Article 5 : Péréquation

Afin de permettre au plus grand nombre d’être présent aux réunions nationales statutaires la confédération rembourse, dans la mesure du possible et selon un système de péréquation, les déplacements des actifs participants à ces réunions.

Les associations locales organisatrices de la réunion récoltent les fonds nécessaires auprès de partenaires et versent la partie correspondant aux frais de déplacement à la confédération. Si ce montant couvre l’ensemble des frais de déplacement des actifs, ils sont intégralement remboursés. Dans le cas contraire, une péréquation des frais de transport est établie entre tous les membres présents en séance. Le nombre de représentants de chaque association pris en compte dans la péréquation est limité à deux pour un conseil d'administration et à cinq pour une assemblée générale, les actifs qui sont membres du bureau ou de la coordination n’étant pas comptabilisés dans cette limite.

De façon à favoriser ceux qui font en sorte de bénéficier de tarifs réduits, la péréquation éventuelle des frais de transport est directement fonction de la distance parcourue par les actifs.

Un prix de remboursement au kilomètre est calculé à partir des justificatifs :

Pr = Montant disponible / Total des km parcourus.

Chaque association perçoit alors un montant donné par la formule :

Remboursement = min( Kp x Pr ; Montant réel engagé)

Kp est le nombre de kilomètres parcourus par les membres de l'association. Une fois chaque association remboursée suivant ce principe, le reliquat est partagé à part égale entre les associations n’ayant pas été remboursées à la hauteur du montant réel engagé dans la limite de ce même montant.

Les remboursements ne sont faits que sur présentation de justificatifs. Le montant des trajets réalisés en voiture est calculé selon le barème forfaitaire kilométrique de l'administration fiscale en vigueur (rubrique « Dons aux oeuvres »), les éventuels frais de péage étant comptabilisés en plus. Si les fonds récoltés par les associations organisatrices le permettent, un hébergement peut être envisagé (auberge de jeunesse, Crous, hôtels…), celui-ci restant à la charge intégrale de ces associations ; dans le cas contraire, l'hébergement sera effectué chez l'habitant.

Article 6 : Frais associés aux groupes de travail

À chaque AG, la CJC définit une enveloppe budgétaire pour la prise en charge des frais occasionnés par des réunions de travail liées aux activités de la confédération.

Dans la limite de ce budget et avec l'accord préalable du trésorier, les frais de déplacements et de logements des personnes participant à ces réunions sont entièrement pris en charge. Les frais de bouche sont, quant à eux, pris en charge de la limite de 15€ par repas et par personne.

Article 7 : Assemblée générale extraordinaire délocalisée

Les assemblées générales extraordinaires peuvent être organisées de façon délocalisée, entre deux réunions physiques, de façon à minimiser les déplacements nécessaires. Les votes éventuels se font alors par association conformément aux dispositions de l'article 10 des statuts. Le représentant de chaque association rapporte au conseil d'administration les résultats des votes effectués au sein de son association. Le conseil d'administration rend compte du résultat des votes aux actifs et associations adhérentes.

Article 8 : Vote électronique

Conformément à l’article 11 des statuts, le conseil d'administration peut prendre des décisions à l'aide de votes électroniques, les dispositions de l’article sus-cité s’appliquant.

Sur proposition du bureau, la coordination lance une procédure de consultation. Le texte du vote doit être diffusé à toutes les associations adhérentes (au travers des contacts désignés à l’article 5 des statuts) et être accessible à tous les actifs.

A l'issue de la période de consultation, la coordination est chargée de rassembler les décomptes des votes pour chaque association. Ces décomptes sont à disposition des actifs de la confédération, sur simple demande à la coordination.

Troisième partie : Comptes de la confédération

Article 9 : Montant des cotisations

Le montant de la cotisation est de 30 euros. Le montant de la cotisation d'un membre peut être réduit à titre exceptionnel sur décision du conseil d'administration.

Article 10 : Clôture des exercices

Le fonctionnement de la confédération est calé sur l’année universitaire. L’exercice est clôturé au 31 août de chaque année.

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Ce document (/presentation/textes/ri.html) a été mis à jour le 17 octobre 2011

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